Pflichtangaben auf einer Rechnung - Nacken Hillebrand Partner

Nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung sollte keine Buchung ohne Beleg vorgenommen werden und eine der häufigsten Belege in Unternehmen ist eine Rechnung. Auf Grundlage dieses Dokumentes kann das Unternehmen die Vorsteuer abziehen. Das Finanzamt stellt an Rechnungen aber Anforderungen. Diese Anforderungen finden sich in den Abschnitten 3 und 4 des Umsatzsteuergesetzes. Damit das Finanzamt die Rechnungen akzeptiert, müssen sich Unternehmen an diese Anforderungen halten.

Angabe von Namen und Anschriften

Bei der Ausstellung der Rechnung muss das leistende Unternehmen seinen Namen und Anschrift auf der Rechnung angeben.
Ebenfalls müssen der Name und die Anschrift des Leistungsempfängers auf der Rechnung angegeben werden.

Datumsangaben auf Rechnungen

Ein Unternehmen muss das Rechnungsdatum angeben, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Zusätzlich muss auf der Rechnung das Liefer- oder Leistungsdatum vermerkt werden. Hier kann als Zeitpunkt oder Zeitraum auch der Monat angegeben werden. Bei Vorauszahlungen mit noch nicht genau festgelegtem Lieferdatum wird hier der voraussichtlicher Liefertermin angegeben.

Angabe der Steuernummer oder USt-IdNr.

Das ausstellende Unternehmen muss die Steuernummer oder USt-IdNr. auf der Rechnung angeben. Kleinunternehmer verwenden hierbei häufig die Steuernummer, mit der nicht nur die unternehmerischen, sondern auch die privaten Steuerangelegenheiten beim Finanzamt geführt werden.

Diese Steuernummer ist wie folgt aufgebaut: 123/456/78901

Möchte man diese Steuernummer nicht im unternehmerischen Schriftverkehr verwenden, so kann man auch auch USt-IdNr. beantragen. Diese Umsatzsteuer-Identifikationsnummer identifiziert das Unternehmen auch als Unternehmen in der EU. Für Geschäfte mit dem Ausland ist diese Steuernummer unbedingt notwendig.

Die USt-IdNr ist wie folgt aufgebaut: DE123456789

Angabe einer Rechnungsnummer

Laut § 14 UStG muss eine Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)” haben. Im Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums findet sich hier der Hinweis, dass „Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend ist”. Wichtig ist hierbei nur, dass eine Rechnungsnummer nur einmalig vergeben wird.

Angabe zur Lieferung und Leistung

Auf der Rechnung muss die Menge und die Art der gelieferten Waren angegeben werden. Die gleiche Anforderung gilt für erbrachte Leistungen. Hier sollte aber wenn möglich auf Sammelbezeichnungen verzichtet werden. Formulierungen wie "Trockenbauarbeiten", "Fliesenarbeiten" und "Außenputzarbeiten" sind bereits seit 2010 vom BFH als ungenügend eingestuft worden, damit eine Rechnung auch Vorsteuer abzugsberechtigt ist.

Steuersätze, Steuerbetrag und Entgelt

Nach §14 UStG Abs. 7 und Abs. 8 müssen auf der Rechnung die angewendete Steuersätze, die daraus resultierenden Steuerbeträge und das Entgelt aufgeführt werden. Auch Steuerbefreiungen sind auf der Rechnung mit anzugeben, ebenso wie Minderungen. Wird dem Leistungsempfänger Skonto, Boni oder Rabatte gewährt, muss auf der Rechnung ebenfalls darauf hingewiesen werden.

Kleinunternehmer im Sinne des §19 UStG müssen auf ihrer Rechnung auf das Fehlen der Umsatzsteuer-Angaben hinweisen.

Hinweis über die Aufbewahrungspflicht

Wenn der Unternehmer eine Werkslieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einen Grundstück ausführt, muss auf der Rechnung auf die Aufbewahrungspflicht hingewiesen werden.

Regelungen bei Kleinstbetrags-Rechnungen

Für Rechnungen, deren Betrag 250,00 € nicht übersteigt, gelten vereinfachte Regelungen. In diesem Fall muss eine Rechnung nur die folgenden Punkte gemäß §33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung enthalten